Ako si vybrať tú správnu účtovnú firmu?

Nikto nechce platiť za dodávateľské služby viac ako je potrebné. Orientovať sa na najnižšiu cenu v prípade účtovníctva nie je správne riešenie. Zlé rozhodnutie môže končiť pokutami, dodatočnými nákladmi na rekonštrukciu účtovníctva, slabou odozvou pri komunikácii s účtovníkom ako aj chybnými finančnými výstupmi pre Vaše podnikanie.

Treba si uvedomiť, že si vyberáte dodávateľa možno na celý život, ktorý bude pri Vás stáť po celú dobu Vášho podnikania.

Je dôležité aby ste si položili pár základných otázok, ktoré Vás navedú na to, akého účtovníka hľadáte.

Čo skutočne najviac chcete a po čom túžite?

• Chcete ušetriť čas/peniaze
• Zbaviť sa roboty, ktorej nerozumiete a musíte ju mať zo zákona
• Chcete si splniť zadanie nadriadeného
• Chcete zarábať peniaze

Pokiaľ ste sa našli v odpovediach tak prosím Vás v žiadnom prípade nehľadajte „lacného účtovníka“, ktorý vedie účtovníctvo len po večeroch, ako bočný príjem. Ten Vám akurát zoberie kľudný spánok.

Základné body pri výbere správneho účtovníka

• Hľadajte profesionálnu účtovnícku firmu. Pokiaľ ste drobný živnostník, prípadne hľadajte účtovníka, ktorý sa tomu venuje ako hlavný predmet jeho činnosti, nie okrajovo. Vo všetkých ostatných prípadoch, vždy len na profesionálnu účtovnícku firmu.
• Nájdite si čas a dohodnite si osobné stretnutie priamo v účtovníckej firme. Je to najlepšie investovaný čas pri výbere účtovníckej firme. Považujem ho za najdôležitejší bod pri výbere. Pri osobnom kontakte si všímajte:
  • V akej budove má kancelárie. Vyšší štandard kancelárskej budovy ide ruka v ruke s vyšším štandardom vedenia účtovníckej firmy.
  • Aký je poriadok v kanceláriách. Neporiadok na pracovisku ma blízko k neporiadku v dokladoch. Riziko stratenia dôležitých dokladov.
  • Aká je kultúra fungovania v účtovníckej firme. Stačí, aby ste prišli na stretnutie skôr a mali chvíľku času vnímať prostredie firmy.
  • Overte si, či majú interných daňových poradcov. Je dôležité, aby existoval aspoň jeden zamestnanec s licenciou daňového poradcu. Vysvetlím prečo. Účtovníkom môže byť ktokoľvek z nás. Nie je na to žiadna odborná norma. Nepotrebujete k tomu žiadny certifikát alebo iný doklad, ktorý by potvrdil odbornú pripravenosť. Preto licencovaný daňový poradca sa stáva garantom úrovne kvality vedenia účtovníctva. Pokiaľ účtovnícka firma využíva daňového poradcu na telefóne (externistu), je to nedostatočné. Veľa ľudí si zamieňa Audítora s Daňovým poradcom. Sú to diametrálne iné znalosti týchto dvoch profesií. Pre potrebu vedenia účtovníctva je rozhodujúci daňový poradca.
  • Dostupnosť parkovania. Čo si budeme nahovárať. Pokiaľ nemáme možnosť v blízkosti účtovníckej firmy zaparkovať, tak všetko predtým povedané padá ☺. Ideálne je, ak je zabezpečené parkovanie pre hostí priamo v budove.
  • Intuícia. Dajte na svoj vnútorný pocit, ktorý získate po stretnutí. Vzájomné sympatie veľakrát zachránia nejednu dobrú spoluprácu, alebo zotrú zo stola negatívne domnienky.
• Overte si cez finstat veľkosť účtovníckej firmy. Ročný obrat by mala mať min. 200 tis EUR. Za príliš nízkymi obratmi sa skrýva malá účtovnícka firma, čo znamená 1-4 ľudí bez odborného garanta, bez procesov na kvalitu, slabého vzdelávania, nedostatočnej zastupiteľnosti atď.
• Vyberajte väčšiu účtovnícku firmu, kde je predpoklad lepšieho zastúpenia v prípade neprítomnosti osoby, ktorá vám vedie účtovníctvo.
• Hodnoťte rýchlosť reakcie na požiadavku k spolupráci. Je to zrkadlo ako bude vyzerať spolupráca. Tých, ktorí sa ozvali príliš neskoro, automaticky vylúčte z výberu.
• Zaujímajte sa o technické možnosti pri spolupráci. Zistíte, aká je pokroková účtovnícka firma. Zavedenie online prístupov, digitalizácia dokladov, či personálna aplikácia môžu pozitívne vplývať na prehľadnosť, rýchlosť spracovania dokladov ako aj na finálnu cenu za vedenie účtovníctva.
• Hľadajte účtovnícku firmu z väčších miest ako Bratislava, Nitra, Žilina, Banská Bystrica, Košice. Aj keď nie ste z väčšieho mesta, to nevadí. V súčasnosti väčšie účtovnícke firmy využívajú technológie ktoré umožňujú komunikovať na diaľku bez nutnosti nosenia dokladov do účtovníckej firmy. Taktiež konferenčné hovory, atď.
• Znalosť známych firiem, ktoré sa účtovníckej firme zverili ako aj pozitívne reakcie na webe dáva väčšiu dôveru. Určite sú viac cenené video nahrávky na webe ako text, ale nie je to zásadný bod pri rozhodovaní.
• Pýtajte sa na proces činnosti v spolupráci. Mali by ste poznať svoje ciele, ktoré by mal účtovník napĺňať. Tie by sa mali stretnúť s možnosťami účtovníckej firmy. Väčšinou ide o požiadavky včasného informovania o predbežnom hospodárení vašej spoločnosti, odhad daňových povinnosti, finančného výkazníctva. Nie všetci vieme čítať finančné výkazy a preto je dôležité mať osobu, ktorá Vám to povie ľudskou rečou a taktiež navrhne ako postupovať.
• Čo dostanete zadarmo ☺ To by nebol obchod keby ste niečo z neho nedostali v podobe zľavy alebo niečoho naviac. Znak veľkosti účtovníckej firmy je príprava newslettru, v ktorom Vás informuje o zmenách v zákone alebo určitých zložitostiach v oblasti daní a miezd.

Záver

Treba mať stále na pamäti, že vy ste ten kto zarába peniaze a preto potrebujete pri sebe silného partnera, ktorý Vás posunie ďalej.

Artur Oberhauser

Konateľ, AUDIT TAX CONSULTING k.s., ATC